📝 Procédure d'utilisation de Microsoft Planner pour les déplacements inter-sites

 

1. Accéder à Microsoft Planner

• Ouvrir https://tasks.office.com ou accéder à Planner via Microsoft Teams.
• Se connecter avec votre compte professionnel Microsoft 365.

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2. Ouvrir le plan existant

• Dans la liste des plans, repérer et cliquer sur le plan nommé “Déplacements inter-sites” (ou le nom défini par votre organisation).
• Le plan s’ouvre avec les compartiments déjà créés (ex. : “En attente de transport”, “Transport effectué”, “Complété”).

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3. Ajouter une tâche de déplacement

• Dans le compartiment approprié, cliquer sur “Ajouter une tâche”.
• Remplir les champs suivants :
  • Nom de la tâche (ex. : “Déplacement de Marie - 5 juin”)
  • Date d’échéance
  • Personne assignée (si applicable)
• Cliquer sur “Ajouter”.

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4. Ajouter des détails à la tâche

• Cliquer sur la tâche nouvellement créée pour l’ouvrir.
• Ajouter :
  • Une description (lieu, heure, véhicule, etc.)
  • Une checklist (ex. : documents à apporter, étapes à suivre)
  • Des pièces jointes (ordre de mission, carte, etc.)
  • Définir la priorité, la date de début, ou la récurrence si nécessaire.

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5. Suivre l’état des déplacements

• Utiliser les étiquettes de couleur pour indiquer l’état de la tâche :
  • 🟡 À planifier
  • 🟢 Confirmé
  • 🔵 En cours
  • ✅ Terminé
• Déplacer les tâches entre les compartiments selon leur avancement.

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6. Vue d’ensemble – Graphiques

• Cliquer sur l’onglet “Graphiques” pour visualiser :
  • Le nombre de tâches par statut
  • La répartition par personne
  • Les tâches en retard ou à venir

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7. Vue d’ensemble – Calendrier

• Cliquer sur l’onglet “Calendrier” pour voir les tâches planifiées dans le temps.
• Cela permet de repérer rapidement les jours avec des déplacements programmés.